Vezet cashflow nyilvántartást?

Mi a cashflow?

A cashflow a vállalkozása pénzállományának a változása. Azaz mikor mennyi pénze lesz, mikor mennyi bevétele és költsége lesz.

A cashflow megmutatja, egy időszakon belül a vállalkozása bevételei és kiadásai hogyan alakultak. A cashflow-ból kiderül, hogy egy adott pillanatban mennyi pénze lesz a vállalkozásában. Segítségével össze tudja hangolni a kifizetéseit a bevételeivel, biztosítani tudja, hogy a számláit határidőre ki tudja fizetni.

Cashflow többet ad

A cashflow tervezés lehetővé teszi, hogy üzleti célok elérése érdekében tartalékot tudjon képezni.

• Például a vágyott beruházásra előre fel tud készülni nagyon egyszerű technikával. A cashflow kiadási oldalába építse be a tartalék képzést, úgy mintha költség lenne. Minden bevételéből írjon 1-2-5%-ot a tartalékra és különítse is el fizikailag egy tartalék bankszámlán. Végül jegyezze be a cashflow nyilvántartásba költségként.
• Egy másik szimpatikus példa: tervezze be a cashflow költség oldalára az elvárt minimum profitot. Ugyan úgy, mint például az üzlet vagy iroda bérleti díját. Ez az apró lépés biztosítani fogja, hogy a vállalkozása kitermelje a minimum elvárt profitot. Működik, mert ugyan úgy viselkedik, mintha vállalkozási költség lenne.

Hogyan segíti a cashflow?

A cashflow segítségével előre tudja tervezni a pénzügyeit.

A cashflow-nak két oldala van. Bevétel és kiadás. A cashflow tervezéssel előre láthatóvá lehet tenni mikor mekkora pénzösszegre, és mikor mekkora kiadásra számíthat. A cashflow tervét el tudja készíteni akár 3-6-9-12 hónapra előre is. Azaz meg tud tervezni egy teljes üzleti évet is akár. Ezzel előre láthatja melyik hónapban mekkora profitot fog termelni a vállalkozása.

Hasznos a bevételeket és a kiadásokat cash flow vezetni

Egy vállalkozás életében alsó hangon van 20, 30, 100 bevételi számla, mindegyik számlának más-más a kiállítási és a bevételi dátuma. A költség oldalról ugyan így lehet számítani 30-50 költség tétellel, amit más-más fizetési határidőben kell teljesíteni. Emellett ott van az adófizetés is. Össze kell hangolni a bevételeket beérkezési időpontját és a kifizetési határidőket.

Még a legkisebb vállalkozásnak is havi szinten 15-20 tranzakcióval (bevétel és kiadás) számolnia kell. Egy nagyobb vállalkozásnak pedig havi 120-150 tranzakciója is lehet.

Ezt a tranzakciószámot már nehéz valamilyen nyilvántartás nélkül kezelni, ezért érdemes vezetni.

Ha vezeti a nyilvántartását, napra pontosan előre láthatja mikor mennyi pénz érkezik be és mikor mennyi lesz a költsége. Így megőrizheti a vállalkozása likviditását, fizetőképességét.

Ha vezeti a cashflow nyilvántartását, akkor annak előnye lesz, hogy a múltbeli adatok egyúttal jó kiindulási alapot fog jelenteni a jövőbeli cashflow tervezésére.

Vállalati cashflow rendszerek

A cashflow vezethető excel táblában is. Ami már önmagában is szolgálni tudja a pénzügyi tervezést és a cashflow-t. A cashflow a bevételekből és a kiadásokból áll össze.

Lefordítva a vállalkozására a

• kiállított vevő számla a cashflow bevételi oldala.
• befogadott szállítói számla, a bérek és adók a cashflow kiadási oldala.

Az ügyviteli rendszerek többsége képes kezelni mind a két oldalt és ebből elkészíteni a cashflow-t.

Az e-mi.hu egy ilyen online ügyviteli és cashflow rendszer. Kiállíthatja a számláit, vezetheti a szállítói számlákat, béreket adókat és ebből elkészíti a cashflow-t. Megtervezheti a jövőbeli cashflowját.

Többször találkoztam olyan megoldással, hogy a cég egymástól külön álló programokat használt a számlázásra, a szállítói számlákra, a házipénztárra… Ez a megoldás nem annyira szerencsés, mert elveszti a kiadás és költség oldalak közötti kapcsolatot. Felesleges többlet munkával lehet csak előállítani a cashflow-t.

Az e-mi.hu egy integrált ügyviteli rendszer előnyét adja megfizethető áron. A cashflow automatikusan előáll a vevő számla, a szállítói számla és az adófizetési adatokból.

Hogyan készítheti el a cash flow nyilvántartását?

A nyilvántartás elkészítésénél első körben gyűjtse össze az elmúlt féléves számláit. Az adókról, bérekről, illetékekről készítsen egy-egy cetlit, ami számlaként jelképezi ezeket a költségeket. Tegye a számláit két kupacba.

• állandó költségek: például: bérleti díjak, rezsi, internet, telefon, bérek és járulékai, iroda költségek, gépjárművek, karbantartások, adók, járulékok, bérek, egyéb, stb.
• változó költségek: alvállalkozók, alapanyagok, nyersanyagok, árukészlet, stb.

Ha megvan a két nagy kupac, akkor először kategorizálja be az állandó költségeket. Mindegyiket sorolja be valamelyik kategóriába. Adjon a kategóriának nevet. Ha ezzel megvan, akkor a változó költségekkel is járjon el ugyan így. Közben megismeri, hogy a kifizetett összegek alapján kik a legfontosabb szállítói.

Most írjon két cetlit: 1) tartalék, 2) profit és sorolja be az állandó költségek közé.

Most megvan a cashflow költség oldala. A költség kategóriákat rögzítse be a cashflow nyilvántartásába.

A cashflow költségeknek még van egy kategóriája, a beruházások. A beruházásra önálló cashflow terv készítését javaslom. Ugyanakkor a beruházás cashflow eredményét vezesse be a vállalkozás szintű cashflow nyilvántartásába. Ezzel látni fogja miképpen hat a beruházás a vállalkozása egészére. Meddig lesz elegendő az önerő és mikor kell bevonni valamilyen finanszírozó forrást.

Cashflow bevétel oldalával hasonlóan járjon el. Vegye elő az elmúlt félévben kiállított számlákat. Vegye előre a TOP10 ügyfelét, akiktől a legnagyobb összegű árbevétel érkezik. Sorolja be a számlákat valamilyen kategóriába. A kategóriák lesznek a cashflow bevételi oldala.

Ha induló vállalkozásként, vagy új termékre/szolgáltatásra szeretne cashflow tervet készíteni, akkor olvassa el a Tippek az üzleti tervezéshez cikkemet.

Elkészült a cashflow struktúrája. A következő teendője, feltölteni a bevételi és költség adatokkal a táblázatot.

• Állandó költségek esetében könnyű dolga van, a meglévő számlái adatait írja be a táblázatba.
• A változó költségek esetében használjon a bevételhez viszonyított arányszámot. A meglévő számlái alapján ki tudja számolni. Adja össze a feléves bevételét, majd adja össze ugyan ezen időszakra a változó költségeit. A változó költségeket ossza el a bevétellel (arányszám = (változó költségek / bevételek) * 100). Ezzel az arányszámmal közelítőleg jó becslése lesz a változó költségeire.
• Bevétel tervezése. Legegyszerűbb eset a múltbeli adatok alapján, vagy a fennálló szerződései alapján elkészíteni a tervet. Nézze meg havonta, melyik szerződéséből mennyi bevétel várható, vagy vevő számláit összegezze havonta. Részletesebben bevétel tervezésről a Tippek az üzleti tervezéshez cikkemben olvashat.

A cashflow terv vége mindig az összesítés, amely mindig így épül fel:

• +nyitó állomány (előző időszak záró állományával megegyező)
• +idegen forrás
• +bevétel (értékesítés árbevétele)
• -költségek
• záró állomány

Összegezve

• Egy jól összeállított cashflow nyilvántartás nagyon hasznos eszköz minden vállalkozás számára.
• Segít a céljai elérésében (pl. tartalék képzés, minimálisan elvárt profit)
• Segít hozzáigazítani a kifizetéseket a bevételek beérkezéséhez
• Segít előre látni 3-6-9-12 hónappal a vállalkozás pénzügyi helyzetét
• Használhat excel táblát is, de ha időt akar megtakarítani, akkor használjon ügyviteli programot, amely megfizethető és képes kezelni automatikusan mind a bevételi, mind a kiadási oldalt.

Sikeres cashflow tervezést és nyilvántartást kívánok!

Huszti Gergely

e-mi.hu online számlázó, ügyviteli és cashflow rendszer a vállalkozások részére

e-mi.hu számlázó

Egyszerűen használható profi online számlázó program. Elegáns megoldás vállalkozása számláinak kiállítására. e-mi.hu automatikusan elküldi a számlaadatokat a NAV onlineszámla aktuális szabályai szerint.

Számlázzon bárhol, bármikor, bármilyen eszközön!

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu mikro

Teljes körű pénzügyi gazdálkodást építhet fel vállalkozása számára. Tervezheti és kontroll alatt tarthatja a cége pénzügyeit. Számlázás, NAV onlineszámla 2.0, házipénztár, szállítói számlák, cashflow tervezés.

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu assistant

Szerződés és megrendelés teljesítés központú online ügyviteli csomag. Számos kényelmi funkcióval átláthatja és kézben tarthatja a szerződései és megrendelései pénzügyi életét. Egyensúlyban tarthatja vállalkozása pénzügyeit. (átlátható vezetői összesítés (dashboard), számlázás, NAV onlineszámla 2.0, szállítói számlák, cashflow menedzsment, üzleti tervezés, költséghelyes (szerződés/megrendelés) bevétel és költség nyilvántartás, házipénztár)

többet szeretnék megtudni->