Tippek az üzleti tervezéshez - üzleti terv 7 lépésben

A minap az egyik munkatársammal profit and loss (PnL) modellt készítettünk az egyik új termék ötlethez. Eddig az ilyen feladatokat magam végeztem. A hátam mögött van már jónéhány modell. A közös munka során eset le a tantusz, hogy mennyire összetett elkészíteni egy PnL modellt. Hívhatjuk Cash flow tervnek, hiszen cash flow a vége, vagy akár likviditási tervnek is. A likviditás is levezethető belőle.

Összefoglalom és leírom a tapasztalataimat, hogyan állok neki elkészíteni egy PnL modellt. Úgy gondolom, hasznos tippeket adhat a cikk mindenkinek, aki valamilyen üzleti tervet készít.

 

Mi a PnL modell? Mit jelent a PnL?

Ez gyakorlatilag egy terméknek vagy szolgáltatásnak az üzleti terve számokban. De hívhatjuk cash flow tervnek, vagy likviditási tervnek is. De ugyan így van PnL modellje egy vállalkozás egészének, üzletnek boltnak, beruházásnak. Bárminek van PnL modellje, amiből bevételt remélünk, és ami előállítása és fenntartása pénzbe kerül.

• P: profit, mennyi nyereséget termelhet az üzlet
• L: loss, mennyi veszteséget termelhet az üzlet

 

 

Hogyan álltunk neki a modell elkészítéséhez?

Ahogyan én készítem a modellt, 3+2 jól elkülönített terület van, amelyeket mind külön-külön meg kell tervezni. Fontos, hogy a 3 területnek oda vissza hatása van egymásra.

• Forgalom tervezés: cél meghatározni a vásárlási tranzakciók számát
• Bevétel tervezés: cél megtervezni a fogyasztói kosár méretét. A fogyasztói kosár és a vásárlási tranzakciók száma fogja meghatározni a bevételi tervet.
• Költség tervezés: cél felmérni a szükséges beruházás, a működés-fenntartás és a marketing-értékesítési költségeket

+2

• Eredmény havi szinten és összesen összesítve
• Cash flow terv

 

 

1. Időszakok

Mielőtt belevágnánk a tervezésbe, mesélek az tervben szereplő időszakokról.

Tervezést én mindig havi bontásban szoktam elkészíteni, majd összesítem éves szintre is az adatokat. Itt kell meghatároznia, hogy a következő 12 hónapra, 24, 36 vagy 60 hónapra készíti el a tervet.

Ha új termék, szolgáltatás kialakítását vagy új üzleti egység létrehozását tervezni, akkor a PnL modell-ben érdemes szakaszokat meghatározni. Minden szakasznak megvannak a modellben jelentkező sajátosságai, aminek vissza kell köszönnie. Ha nincsenek meg ezek a tetten érhető jelek, akkor finomítani kell a modellen. A szakaszok:

• Megvalósítási szakasz: csak költségeink lesznek, nincs forgalom terv és nincs bevételi terv.
• Piacra viteli szakasz: jellemzően magasabb az értékesítés és marketing költségünk, mivel meg kell ismertetni a piaccal az újdonságot. Bevételeink megjelennek, azonban még mindig finanszírozást igényel a termék.
• Termék tesztelési időszak: ez az időszak, amely alatt döntést kell hozni a termék jövőjéről. A tesztelési időszakra én 6 hónapot szoktam meghatározni. Ez alatt a 6 hónap alatt a piacról visszajelzést kell kapni, hogy a termék találkozik-e a felvevő piac elképzeléseivel. PnL modellünk egyben arra is jó, hogy kulcs fontosságú mutatót jelöljünk ki. Például: mennyi a látogatók száma? mennyi a vásárlási tranzakciók száma? mekkora összegben költenek a vásárlók azaz mekkora a vásárlói kosár mérete? Ezeket a kulcsfontosságú számokat folyamatosan figyelni kell. A döntési pont a 6. hónap végén fog eljönni. Kemény döntést kell hozni. Ha a mutató számok nem hozzák a PnL-ben elvártakat, akkor meg kell nézni a modellben, hogy az alacsonyabb kulcsszámok mellett profitábilis lesz-e a termék. Ha nem, akkor le kell állítani a terméket, mert csak veszteséget termel.
• Felfutási időszak: pozitív döntés született a termék további sorsáról, a piac felveszi és szeretik. A felfutási időszakra jellemző, hogy elvégezhetők a további fejlesztések, további forgalom növelő beruházást lehet tenni, mert biztosan megtérül. A PnL modellre jellemző, szimpatikus ütemben nő a bevétel, ezzel együtt még jelen vannak a beruházási költségek és az értékesítési és marketing költségek.
• Érettségi időszak: szimpatikus szintű bevétel mellett a termék működési költségei jelennek meg. Véget értek a beruházások, fenntartási szintű de a forgalommal arányos szintű működési költségeink vannak.

 

2. Forgalom tervezés

A modell alapját minden esetben az elvárt, tervezett forgalom adja. Arra kell törekedni, hogy meghatározható legyen a vásárlási tranzakciók száma. Ebből lehet alátámasztottan levezetni mind a várható bevételt, mind a várható költségeket, mind az értékesítési és marketing teendőket és költségkeretet. A megoldandó feladat az, hogy egy ismeretlen, vagy kevés adattal rendelkező területen kell becslést adni. De ugyan ezt kell tenni, amikor a saját vállalkozásunk üzleti tervét állítjuk össze.

Mégis miből lehet felépíteni a forgalom tervet?

• Szerencsés esetben vannak szerződéseink, amik önmagában véve adnak egy jó alapot a tervezésre. Ekkor a teendőnk annyi, hogy a teljesítési ütemtervet táblázatba rögzítjük.
• Ugyancsak szerencsés helyzet, ha rendelkezünk múltbeli forgalmi adatokkal, pl egy adott üzlethelysíség előző időszaki forgalma. Ekkor alapozhat a múltbeli adatokra és kivetítheti a jövőt. Több évi adat rendelkezésre állása esetén fejlődési trend húzható. A trendet meghosszabbítva megkaphatja a várható jövőbeli forgalmi tervet.
• létezik a kihasználtság alapú becslés a tervezésben. Ilyenkor azt kell ismerni, hogy mekkora a termelő és/vagy szolgáltató kapacitása, és ismerni kell az átlagosan várható kihasználtsági szintet. Például van 10 embere, akik a munka idejük 70%-t tudják eltölteni ügyfeles munkákkal. Másik eset, ha van egy gépsor, amin éves szinten 5000 terméket képes előállítani. Lehetne sorolni tovább a példákat. Minden vállalkozásnak van termelési kapacitása. Ehhez a tervezési módhoz elengedhetetlenül szükséges, hogy ismerje a kihasználtsági mutatót.

Ha nincs adat, akkor kell becslésekkel élni. A becslésünk matematikai alapokkal megerősíthető. Viszont nagyon fontos, hogy következetesen konzervatív módon kell tervezni. A konzervatív tervezés lényege, hogy alul kell becsülni a forgalmat és a bevételt, a költségeket viszont túl kell tervezni. Így nagy meglepetés nem érheti.

A becslés lényege, hogy az üzleti tömegre és a tömegviselkedésben jelenlévő trendekre és valószínűségekre lehet alapozni. Tehát a volumenbecslés akkor fog hatékonyan működni, ha az értékesítése nem egy-két-három nagy partnerre épül.

A forgalomtervezés minden esetben és ületi helyzetben, termék vagy szolgáltatás esetében más és más, nincs örök érvényű igazság. Ugyanakkor alkalmazható minden helyre érvényes filozófiai megközelítés. Az és alapfilozófiám:

1. mi az ügyfélszerzési stratégia, mit szeretne elérni? Látogatókból lesz bevétele? Elsődlegesen látogatókat akar bevonzani az üzletébe? A látogatókból mekkora az aránya, akik vásárolni fognak? Ki a célcsoport, akiket meg fog célozni?
2. Meg kell ismerni netes kutatásokkal, hogy mekkora a cél tömeg nagyságrendi mérete. Erre rá kell szánni egy óra keresést, böngészést. Valamilyen ráutaló adatot fog találni. A méret ismerete azért fontos, mert ehhez képest tudja megállapítani, hogy ténylegesen konzervatívan becsült-e.
3. Határozza meg az alap tömeg növekedési ütemét. A bevált módszerem szerint laposan kezdődő (első 6-12 hónap), felfutó (13-36 hónap) és stabilizáló (37-60 hónap) növekedési szakaszok vannak.
4. Építsen be a vásárlási hajlandósági korrekciót. Nem mindenki fog vásárolni, aki betér. Ezzel a korrekcióval kiszűri a modellből a pénzt nem termelő tömeget.
5. Határozza meg a vásárlási események számát a tömegből. Ehhez érdemes 3 csoportot kialakítani a megkapott tömeget felosztani: gyakori vásárlók (akik mindig ott dekkolnak), közepes alkalmú vásárlók (néha bejönnek és vásárolnak), alkalmi vásárlók. Így megkapja a vásárlási tranzakciók számát.

Összefoglalva: a forgalmi becslésünk lényege, hogy megalapozottan rendelkezésünkre álljon a várható vásárlási tranzakció szám.

Ha több egymástól elkülönült termék vagy szolgáltatás van, akkor termékenként külön-külön célszerű elvégezni. Így kaphat pontosabb forgalombecslést.

 

 

 

3. Bevétel tervezése

Bevétel tervezése. Ha eljutottunk idáig, akkor megvan a vásárlási tranzakció szám. Rendelkezünk a bevételi terv egyik fontos tényezőjével. A bevétel tervezés legfontosabb feladata a vásárlási kosár méretének meghatározása. Azaz mennyit fognak elkölteni a vevők egy vásárlási alkalommal? A fogyasztói kosár egy forintban kifejezett adat. Pl. egy átalagos vásárláskor 6 500 forintot költenek el a vevőim.

Itt megint az internetes keresés, korábbi tapasztalati adatok jelenthetnek segítséget. Szánja rá az időt a kutatásra. Minél több adatot talál, annál pontosabb bevételi tervet tud majd készíteni.

Ha megvan a fogyasztói kosár mérete, akkor már egyszerű a dolga. Vásárlási tranzakció számot kell megszorozni a fogyasztói kosár méretével.

Számolhat opcionális bevételekkel is. Határozza meg, hogy mi az alapbevétel. Ezen felül biztos vagyok benne, hogy találni fog még 2-3-4 plusz bevételi forrást, ami kiegészítő bevételt fog jelenteni.

 

4. Költség tervezés

Alapvetően három jól elkülöníthető kategóriára szoktam felosztani a költségeket

• Működési költségek: ide sorolom mindazon költségelemeket, amelyek az alapvető működtetéshez szükséges
  • Alkalmazottak bére és járulékai (bruttó bér, bónusz, juttatások, járulékok, gépkocsi). A bértömeget javaslom, hogy a várható forgalommal arányosan határozza meg, mivel egy növekvő számú forgalom mellett növelni kell a vállalkozásában dolgozó alkalmazottak számát is.
  • Iroda/üzlethelyiség költségei (bérleti díj, rezsi, irodaszerek, iroda bútorzat, stb.)
  • További létesítmények (pl. raktár, és ami még a termékekre és szolgáltatásokra jellemző) költségei
  • Bankköltségek, különösen akkor fontos, ha bankkártyás fizetést is fog használni. Szerződő partnertől függően a bankkártyával fizetett összeg 1,5-2%-a szokott lenni az elfogadói díj.
  • Informatikai költségek: számítógépek, szoftverek, hálózat, telekommunikáció, karbantartás, informatikai üzemeltetés
  • Igénybe vett szolgáltatások: könyvelő, adótanácsadó, szakértők, stb. Egy projekt elején ezek a költségek magasabbak szoktak lenni és a termék érettségével folyamatosan csökkennek.
  • Fizetendő adók: Jellemzően IPA, Áfa, TAO, gépjármű adó
  • Egyéb: ez a tartalék költségkeret ;-)

 

• Beruházási költségek
  • Miden megvalósításra egyedileg meg kell határozni. A megvalósítandó terméktől vagy szolgáltatástól függően széles skálán mozog, hogy milyen költség elemek kerülnek ide. Például egy mobil applikáció meghatározó a program fejlesztés költsége.
  • Ide lehet sorolni üzlet esetén a forgó készlet, az árukészlet finanszírozását, mivel meghatározó összeget jelent egy új üzlet beindításánál.

 

• Marketing és értékesítési költségek: érdemes kommunikációs csatornánként meghatározni a költségeket, ez egyben egy marketing terv is lehet. Szintén széles skálán mozog a költség. Válasszon bármilyen marketing eszközt, a terv legyen összhangban a forgalmi tervvel. Azaz, amikor felfutást tervez, akkor legyen hozzá
  • Értékesítést támogató anyagok szakmai elkészítése (pl. cikkek megírása, tájékoztatók megírása, bannerek elkészítése, video anyag elkészítése)
  • Anyagok legyártása (pl. szórólap)
  • Marketing ügynökség
  • Fizetett kereső és social média hirdetések
  • Értékesítési ügynök jutaléka
  • Nyereményjáték
  • honlap elkészítése
  • piackutatás, ügyfél véleményének megkérdezése
  • rendezvényeken való megjelenés

 

 

 

6. Eredmény havi szinten

Minden hónapra legyen összesítve annak a hónapnak a pénzügyi eredménye. Ebből fogja látni hol lesz a megtérülési pont. Azaz mikor fog profitot termelni terv szerint a termék vagy a szolgáltatás. Itt tudja majd mérni az eredményét, ha játszik a tervben lévő számokkal.

 

7. Cash flow terv havi szinten

A táblázata végére készítsen egy nagyon egyszerű cash flow tervet. Ez megint segíteni fog a likviditás tervezésében, mikor mennyi finanszírozást kell bevonni, vagy mennyi profitra számíthat.

Cash flow felépítése egyszerűen:

• + Nyitó egyenleg (egyenlő az előző hónap záró egyenlegével)
• + Saját forrás (amekkora összeget befektet az új termékbe/szolgáltatásba)
• + Idegen forrás (pl. pályázat, hitel, esetleg kockázati tőke)
• + Bevétel
• - Költségek
• Záró egyenleg

 

Játszon a számokkal!

Játszani kell! A modellt építse fel úgy, hogy egyszerűen tudjon játszani a számokkal. Először írja be sor nevét, majd hagyjon úgy helyet az első hónap és a megnevezés között, hogy oda tudjon több paramétert is beírni. Képletezzen úgy, hogy a paramétert használja.

Megnevezés	Paraméterek				1. hónap	2. hónap
Forgalom és növekedés	havi növekedés	1%	induló forgalom	100	100	= 100*1,01
Vásárlási hajlandóság	nézelődők x%-a fog vásárolni	5%			= 100*5%	= 100*1,01*5%
Bevétel	Fogyasztói kosár mérete	6500	Ft/vásárlás		=5*6500 Ft	= 5,05*6500 Ft

 

A paraméterezés megadja azt a rugalmasságot, hogy szabadon tudjon játszani a számokkal úgy, hogy a modell felállított képletei a helyükön maradnak.

Végezetül: Tesztelje a modelljét, nézze meg, hogy a felállított modell szerint a termék mikor és milyen feltételek mellett fordul pozitívba. Ha elkészült a modelljével, amiről már az gondolja, hogy megfelel a konzervatív tervezés irányelveinek (bevételt alul a költségeket túl tervezzük), akkor készen áll arra, hogy akció tervet fogalmazzon meg a PnL modellben szereplő tervek elérésére.

 

Jó tervezést kívánok!

Huszti Gergely

szerző