Tudatos cashflow menedzsment

Használjon cashflow menedzsment eszközt

Sok könyvelő program rendelkezik beépített riport készítő funkcióval, amely megkönnyíti a cashflow elemzést. Ez az első lépés. De figyelembe kell venni, hogy a könyvelés mindig a múltat, a már megtörtént eseményeket rögzíti. A tudatos cashflow menedzsment a jövőbeli pénzáramlás tervezéséről és a pénzügyi terv következetes végrehajtásáról szól.

A második lépés olyan pénzügyi stratégiák kidolgozása és használata, amelyek megfelelő szinten tartják cége pénzforgalmát. A második lépéshez eszközök használatára lesz szüksége.

A sikeres működéshez minden cégnek fontos, hogy tudatosan tervezze és megfelelően vezesse a pénzforgalmát. A napi, heti és havi kifizetésekkel folyamatosan apad a pénzállomány, ezért létkérdés, hogy kifizetésekkel egyenlő mértékű vagy több pénz áramoljon befelé.

A cashflow menedzsment a pénzügyi információk kezelésével kezdődik. Fontos, hogy hatékony rendszere legyen a költségek és számlák követésére, hogy bármikor elemezni tudja, hogy mekkora pénztömeg jön be és mennyi megy ki. Szüksége lesz egy hatékony nyilvántartás létrehozására, amellyel gyorsan meg tudja nézni, melyik költségtételek kifizetési határideje közeledik, melyek azok az költségek, amelyek kifizetési határideje lejárt.

Cashflow menedzsment nélkül még a jövedelmező cégek is pénzügyi kihívásokba ütközhetnek. A tudatos cashflow menedzsmenttel elkerülhető a pénzügyi csapda, időben felismerhető, ha korrekciós intézkedésre, kintlévőségek behajtására van szükség. A rossz cashflow menedzsment a vezető oka a cégek pénzügyi kudarcának.

Mint cégtulajdonosnak vagy menedzsernek tudnia kell, mikor áll be pénzügyileg kockázatos helyzet. Néha a gyors, vagy nem várt növekedés a cég kudarcához vezethet a rossz pénzügyi tervezés, és a cashflow menedzsment hiánya miatt.

Ha a sikeres akar lenni, akkor tudatos tervezésre és előre mutató cashflow menedzsment eszközre van szüksége. A cégének pénzügyi helyzete és pénzmozgásának tudatos kezelése támaszt nyújthat a növekedéshez, és hosszú távú tervezéshez. Online cégmenedzsment eszköz használata lehetővé teszi, hogy bárhonnan hozzáférjen pénzügyeihez, illetve szükség szerint bármikor frissítse, finomhangolja.

A cashflow tudatos kezelése és karbantartása szükséges. Az e-mi.hu egy olyan online program, amellyel

• egyszerűen kialakíthatja cége költségstruktúráját,
• automatizmusokkal támogatja a pénzügyek karbantartását,
• megtervezheti a következő időszak pénzáramlását,
• részletesen elemezheti egyes területek költségszerkezetét,
• keze alá dolgozik és automatikusan kijelzi a számlázandó bevételeit,
• a kifizetetlen bevételi számlákat és a kifizetésre váró költségtételeket.
   

Hogyan álljak hozzá a cashflow menedzsment kialakításához?

0. Válassza ki az online cashflow menedzsment eszközét.

1. Első lépésként gondolja át költségszerkezetét és állítsa össze a cége működésének megfelelő költség struktúrát, mind az állandó, mind a változó költségekre. Az elmúlt üzleti évek tapasztalatai szerint tervezze meg a teljes évre a költségeit. Így látni fogja, hogy legalább mekkora beáramló pénzre lesz szüksége a zökkenőmentes finanszírozáshoz.

Az e-mi.hu-vel költséghelyen, azaz munkaszámon lehet nyilvántartani a cége költségeit. Munkaszám = szerződés, egy adott projekt, egy adott megrendelés. A munkaszámos nyilvántartás előnye a pontos és konkrét elemzési lehetőség a felesleges és lefaragható költségek azonosítására. Lehetősége van, hogy akár

• szakterületenként (pl. pénzügy, értékesítés, marketing, termelés, stb.) vagy
• szerződésenként vagy
• költségnem szerint elemezze bevételeit és a hozzá kapcsolódó költségeit. 

Továbbá ezek tetszőleges kombinációjában tervezni és nyilvántartani a költségeit. A költséghelyen belül költségsorokra bontható a költségstruktúra. Három típusú munkaszámot alakítottunk ki, amellyel lefedheti vállalkozási tevékenysége egészét:

• bevételi munkaszám: szerződések, megrendelések bevételeinek és változó kölltségeinek tervezésére és nyilvántartására szolgál.
• belső munkaszám a működési költségek nyilvántartására szolgál,
• beruházási munkaszám a fejlesztéseinek, beruházásainak tervezésére és nyilvántartására szolgál. Költségnyilvántartás mellett meg lehet tervezni a forrásigényt, amely lehet belső, vagy külső (hitel vagy pályázati pénz).

A saját cégemre úgy alakítottam ki a költségstruktúrát, hogy egy adott munkaszámon szerepelnek az általános működési költségek (pl. iroda, munkabér, adók, informatika, internet, könyvelés, bank, stb.), a szerződéseim teljesítésére pedig szerződésenként külön-külön munkaszám van. Ezzel pontosan látom, hogy egy adott szerződés teljesítése mennyibe is kerül, és mennyi eredményt hoz. Ha esetleg külső finanszírozási forrásként hitelt vett fel, akkor az adott hitelhez tartozó részletfizetést hitelenként külön-külön munkaszámon tartsa nyilván.

2. Állítsa össze a szerződések/munkák teljesítésekre fordított költségek struktúráját

Minden szerződés és munka teljesítéséhez tartozik közvetlen költség. Ezeket célszerű az adott munkán nyilvántartania, hogy pontosan követhesse a teljesítéshez kapcsolódó költségeit. Így lehetősége lesz arra, hogy azonosítsa azokat a munkáit, amelyek veszteségesek és pénzügyi akciót tervezzen a túlköltekezés megszüntetésére. Amennyiben a költségcsökkentés nem vezetne eredményre, azonosítottnak látja problémás területeket, amelyeket rendeznie kell.

3. Készítse el a bevételi tervét

Szerződéseiben meghatározott kifizetési ütemezés szerint elkészítheti a bevételi tervet. A bevételi munkaszám lehet terv vagy szerződött státuszú. Ezzel elkészítheti az üzleti tervét, beállíthatja, hogy melyik üzleti területről mennyi árbevételt kell megtermelni ahhoz, hogy fedezett legyen a költségterve.

A bevételi terv elkészítését követően ellenőrizze vissza a költségoldalt is, hogy a várható bevételekhez legyenek igazítva a kiadásai is. Ha szükséges, akkor a változó költségeit ütemezze újra.

Az új szerződések megkötésekor, amint megszáradt az aláírás és a pecsét a szerződésen, rögzítem a szerződés szerinti kifizetési ütemtervet és bevételi számokat.

4. Tervezze meg a profitot

A biztos profit érdekében a profitot is tervezni kell költségként. Az e-mi.hu beépített munkaszámként automatikusan tartalmazz profit munkaszámot. Itt tervezze meg, hogy mikor mennyi profitot kíván kivenni a cégből. A profit ugyan úgy költségelem a cashflow menedzsment szempontjából, mint bármelyik más költségelem.

5. Mérje vissza a költségeit, a terv/tény állást, vizsgálja felül rendszeresen a pénzügyi terveit

Magán emberként és cégvezetőként év elején megtervezem a teljes évet. Ekkor a meglévő szerződés állomány képezi a bevételi terv alapjait. Ezt követi az üzleti tervet képező bevételek. Ezt hívom hosszú távú terv elkészítésének.

Közép távon a következő aktuális 3 hónapot értem. Normális esetben 3 hónap az az időtartam, amelyre biztosan előre lehet látni. Hónap végén havonta egyszer felülvizsgálom a következő 3 havi időszak költségtervét, korrigálom a változó költségeimet a biztosan látható bevételek szerint.

Rövid távon hónap végén frissítem a következő hónap költségtervét, a tárgyhónap költségtervét felül írom a tény adatokkal. Ettől mindig a valósághoz a legközelebb álló lesz a cashflow terv. Hónap közepén a tárgyhavi költségkeretet frissítem, korrigálom ahol szükséges.

A tudatos cashflow menedzsmenthez hozzátartozik az is, hogy a felmerülő költségeimet még aznap rögzítem az e-MI-be. A költségek rögzítése napi 5-15 percet vesz igénybe, cserébe viszont mindig pontos marad a cashflow előrejelzésem, és kordában tudom tartani az adminisztrációt.

6. Avatkozzon be, hogy ne szálljanak el a költségei.

A cashflow összesítő tábla jól mutatja azokat a pontokat, ahol meg kell húzni a vészcsengőt.  Egyes kifizetéseket újra kell ütemezni, vagy beruházási költségeket újra kell gondolni. Fel tudja mérni mikor lesz szükséges az értékesítési intenzitás növelése vagy esetleg külső finanszírozási forrás bevonása.

Ha a leírt gondolatok szerint tudatosan és következetesen végzi a cashflow menedzsment feladatokat, akkor hamarosan elmondhatja, hogy minden fontos területre jut forrása, pénzügyi akciókat fogalmazhat meg a felesleges kiadások lefaragásához.

Eredményes cashflow menedzsmentet kívánok!

Az alábbi regisztrációs form kitöltésével pár perc alatt létrehozhatja saját e-mi.hu assistant céges fiókját.

A tudatos cashflow menedzsment témakörben ajánljuk, hogy olvassa el az alábbi cikkünket:

Hét gondolat a pénzügyek egyensúlyban tartására