9 tipp a hatékony és professzionális számlázásra

1. Használj egy jó számlázó programot

Az első teendője választani egy jó számlázó szoftvert, mielőtt elkezdi az elvégzett munkáját kiszámlázni. A piacon rengeteg számlázó szoftver létezik, szóval nem fog gondot okozni kiválasztani azt amelyik leginkább támogatja a vállalkozását.

A legjobb megoldás, ha online számlázó programot választ, mert

• bárhonnan bármikor és bármilyen internet képes eszközről elérheti az online számlázó programot;
• nem kell telepíteni;
• számla adatai biztonságban vannak, nem fog elveszni;
• szolgáltató gondoskodik a jogszabályi megfelelésről;
• könnyebb nyomon követni a pénzét, melyik az a számla, amit már kifizettek a vevői, melyik az, amivel kapcsolatban még teendője van;

Mielőtt választana, nézze meg mindig, hogy a kiszemelt online számlázó program funkciói megfelelnek-e a vállalkozási igényeinek.

2. Tegye egyértelművé a fizetési feltételeket

Teljesen alap, hogy az elvégzett munkája után szeretné megkapni a pénzét. Az a jó pénz, ami a számláján van. Az ügyfelei egy része rendes fizető lesz, és tisztességesen megfizeti azt, ami az elvégzett munkája után jár. De lesznek olyan ügyfelei, akik nehézkesen fognak fizetni, alkudoznak, ki akarnak bújni a fizetés alól. Tegye egyértelművé a fizetési feltételeit előre, hogy csökkentse a nehezen fizető ügyfelei és a rosszul fizető esetek számát.

A fizetési feltételek közül az alábbi feltételeket javaslom átgondolni és rögzíteni az ügyfeleivel:

• Milyen fizetési módot vár el – készpénz, utalás, kártya elfogadás?
• Elkezdi a megbízást előleg fizetés nélkül?
• Mennyi előleget kellene fizetnie az ügyfelének?
• Mi a fizetési határidő?
• Mi a késedelmes fizetés esetén alkalmazandó késedelmikamat, mikortól lép életbe a késedelmi kamat alkalmazása?
• Végleges teljesítést megelőzően vagy utána kerül sor a kifizetésre?

Minden üzleti megállapodás más és más környezetben jön létre. A lefektetett feltételeit ne kezelje kőbe vésve, kezelje nyer-nyer helyzetnek megfelelő rugalmassággal. Egy jó kiindulási alapot ad a fizetési felételekben való megállapodáshoz.

3. Legyenek tiszták a vállalási feltételek, ha változik értesíts az ügyfeleidet időben

Ügyfelek nem szeretik a meglepetéseket. Ismertesd meg az ügyfeleiddel a feltételeidet, az árazásodat. Feltételeidben tett minden módosításról minden esetben értesítse az ügyfeleidet. Ha az ügyfele a számla kézhezvételekor értesül a változásokról, akkor az problémát jelenthet a számla kifizetésében. Ezt a helyzetet mindenképpen el kell kerülni. Mint vállalkozónak, fontos, hogy az ügyfelekkel kiépített bizalom töretlen maradjon.

4. Árazás

Az első szabály, hogy soha ne árazd alul magad. Nagyon igaz! Az árazása ne legyen alacsonyabb, mint a versenytársak ára. Az alul árazás nem fogja jobban vonzani a minőségi ügyfeleket. Ha alul áraz, akkor csak saját magának okozhat kellemetlenséget, mivel a költségei egyre nehezebben tudja kitermelni.

Ha alul árazza a tevékenységét, akkor megszaporodnak az „olcsóvadász, fizetés nélkül lelépek ügyfelek”, akik hosszú távú megbízással kecsegtetnek. Szintén el kell döntenie az árazás módját, legyen az elvégzett feladat alapú, vagy ráfordított munkaidő alapú árazás. Mindegy melyiket választja. Az ügyfeleit egyértelműen tájékoztatni kell róla.

5. Elvégzett munka számlázása

A számla kiállításakor is tartani kell a tiszta feltételrendszert. Minden számlában tisztán és egyértelműen legyen feltüntetve az elvégzett munka és az árazás. Ez követhetővé és egyértelművé teszi az ügyfelei felé a számlát, az elvégzett munkát és az munkájáért fizetendő díjat.

Szintén segítségére lesz, nyilvántartani, követni, mi az a munka, amit kiszámlázott, mi az a munka, amit az ügyfele kifizetett. Segítségére fog szolgálni, ha a jövőben ügyfélre testre szabott kommunikációt akar indítani.

6. Fizetési módok

Fontos, hogy előre tisztázza a fizetési módot. Néhány ügyfélnek a készpénzes fizetés a kényelmesebb, van, akinek az utalás. Ma már egyre inkább terjedőben vannak, a kártyás fizetésen alapuló fizetési megoldások. A jövőbeli trendek egyre inkább az okostelefonos online fizetés irányába hatnak. A közel jövőben érdemes lehet elgondolkodni ezen fizetési megoldások használatáról.

7. Fizetési határidő

Az egyik leggyakoribb hiba, hogy az elvégzett munka után nem készül el a számla. Minél hamarabb kiállítja a számláját annál hamarabb fog befolyni az elvégzett munka díja. A számlához csatolt levelében ráerősíthet a fizetési határidőre. Arra figyeljen oda, hogy a számla fizetési határideje az munkára megállapodott fizetési határidő legyen.

8. Számla tartalmazza az elérhetőségi adatait

Amikor kiállítja a számláját, ne feledje feltüntetni az elérhetőségi adatait a számlán: kapcsolattartó név, telefonszám, e-mail cím. A számlája több kézen is keresztül mehet mielőtt kifizetésre kerül. Főleg nagyvállalati ügyfelei esetében számolni kell szakmai és pénzügyi jóváhagyással. Az ügyfelei számára lesz könnyebb és egyszerűbb elérni önt, ha feltünteti az elérhetőségi adatait a számláján.

Hosszabb kifizetési időt eredményezhet, ha nem tudják az ügyfél munkatársai elérni, ha szükség lenne önre.

9. Tartson meg egy másolatot a számláiból

Biztonsági mentés és rendszerezett archiválás sok problémától megmentheti. Kiemelten fontos, hogy gondoskodjon az iratok biztonságos megőrzéséről. Ez lehet elektronikus megőrzés is, több példányban készített másolattal. Havonta egyszer mindig készítsen biztonsági másolatot a számláiról.

Jó hír, hogy az online számlázó program szolgáltatók elvégzik a biztonsági másolat készítését, és gondoskodnak az adatok elérhetőségéről és sértetlenségéről. Így az e-mi.hu esetében mi gondoskodunk a rendszer mentésről.

Bonus: számla utógondozása

Az ügyfelei csak kis része fog visszajelezni, hogy fogadta a számláját, és határidőben ki fogja fizetni. Ahogy a fizetési határidő közeled udvariasan érdeklődjön a számlája felől, minden rendben van-e, kifizetik-e határidőre. Fontos, hogy kellően udvarias legyen, mert a többség hajlandó fizetni, csak egyszerűen elfelejtették a számlát.

Az e-mi.hu a professzionális számlázás lehetőségét nyújta

e-mi.hu számlázó

Egyszerűen használható profi online számlázó program. Elegáns megoldás vállalkozása számláinak kiállítására. e-mi.hu automatikusan elküldi a számlaadatokat a NAV onlineszámla aktuális szabályai szerint.

Számlázzon bárhol, bármikor, bármilyen eszközön!

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu mikro

Teljes körű pénzügyi gazdálkodást építhet fel vállalkozása számára. Tervezheti és kontroll alatt tarthatja a cége pénzügyeit. Számlázás, NAV onlineszámla 2.0, házipénztár, szállítói számlák, cashflow tervezés.

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu assistant

Szerződés és megrendelés teljesítés központú online ügyviteli csomag. Számos kényelmi funkcióval átláthatja és kézben tarthatja a szerződései és megrendelései pénzügyi életét. Egyensúlyban tarthatja vállalkozása pénzügyeit. (átlátható vezetői összesítés (dashboard), számlázás, NAV onlineszámla 2.0, szállítói számlák, cashflow menedzsment, üzleti tervezés, költséghelyes (szerződés/megrendelés) bevétel és költség nyilvántartás, házipénztár)

többet szeretnék megtudni->