Térjen át excelről felhő alapú vezetői információs rendszerre

De miért nem lesz hosszú távú megoldás az excel tábla?

Az excel egy okosan kitalált, nagy mennyiségű adat kezelésére alkalmas, széles körben elterjedt jó program. Ezt el kell ismerni.

Ugyanakkor, ebben a robosztus programban, egyre csak nőni és nőni fog a munkalapok száma, egyre több és több excel fájl fog létrehozni, és mindez egy idő után követhetetlenné és átláthatatlanná fog válni.

Munkalapok és képletek sokasága káoszhoz vezet

Ahogy telik az idő, egyre több és sor, oszlop, munkalap és képlet lesz az excelben. A sok kézi adatbevitel, kivágás és másolás eredményeként előbb utóbb meg fog bújni egy képlethiba és máris hibás üzleti eredményt fog mutatni a számok sokasága. Természetes egy vállalkozás életében, hogy bővül, fejlődik. Ha bővül az üzleti tevékenysége, új sorokat és oszlopokat kell beilleszteni, mindezt úgy kell megtenni, hogy a már meglévő képletek is helyesen működjenek.

Volt már úgy, hogy napokig kereste a hibát az excel táblájában? Ha előfordult már, akkor tudja, mennyi kelletlen bosszúságot tud eredményezni.

Milyen okok vezetnek arra, hogy kinövi az excelt?

• Az excel használatához már majdnem programozónak kell lennie

Egy idő után már nem fogja tudni megoldani a feladatait a szalagsorban lévő ikonok segítségével. Az összetettebb feltételekhez és képletezésekhez már programozói ismeretekkel kell rendelkeznie.

• Egy olyan excel tábla megtervezéséhez és felépítéséhez, amely megfelel a pénzügyi elvárásainak idő és tervezés kell.

Az összetettebb feladat akkor jön, amikor riportokat szeretne készíteni, pl. mennyi volt a tavaly tavaszi bevételem? mennyi a kintlévőségem? mennyibe is került nekem a…? Ilyen jellegű kimutatások nélkül vállalkozását vezetni lehetőségbeli korlátokat jelent az időveszteség mellett.

• Új üzletbe szeretnék belevágni

Mennyibe kerül nekem az új üzlet? Mennyi pénzt fog hozni? Megéri-e belevágni? Milyen hatással lesz ez a vállalkozásom egészére? Ki tudom-e termelni a beruházás költségeit? Mikor és mennyi külső finanszírozást vonjak be?

A meglévő pénzügyei mellé új tervvel kell bővítenie a munkalapjait. Ehhez pontosan ismernie kell minden adatcella működését, az adatok struktúráját, modellje felépítését és működését, akár évekre visszamenőleg is.

• Adatok duplikált felvitele

Egy excel a szabad adatbevitelre épül. Így nincs beépített védelem, a többszörös adatbevitel ellen. Könnyen előfordulhat, hogy bevételi vagy költség adatait duplikálva rögzítheti.

• Biztonsági védelem és közös munka korlátozott

Egy excel fájlt meg lehet osztani a munkatársaival, ugyanakkor nem fogja tudni beállítani, hogy kinek mihez legyen hozzáférése. Ha megosztja az excel fájlt, akkor mindenki lát mindent, az információ nincs biztonságban.

• Járt már úgy hogy elveszett vagy tönkre ment az a fájl, amiben az adatai voltak?

Miért jobb vezetői információs rendszert használnia?

Átgondolt vezetői információs rendszert egyszerű használni, pontos és precíz. Egy felhő alapú vállalatirányítási rendszert úgy van megtervezve, hogy költséghatékony és a vállalkozására testre szabható legyen.

Szabadon vehet fel felhasználókat, ugyanakkor meghatározhatja, hogy melyik felhasználónak milyen jogai legyenek az adatok és funkciók hozzáférésében. Az érzékeny adatokhoz való hozzáférést, megnézést és adatmódosítást le tudja korlátozni, ha szükséges. Emellett az adatai mindig biztonságban vannak, a szolgáltató gondoskodik az adatok elérhetőségéről, rendelkezésre állásáról, biztonsági mentésről. Szintén leveszi a válláról a terhet, hogy mindig legyen elegendő adattárolási kapacitás.

Számtalan előnyök közül néhány: egyszeri adatbevitel, naprakész pénzügyi információk, tervezés, az üzleti jelentések, riportok elkészítése nem jelent problémát. Bármikor a rendelkezésére állnak a vezetői riportok, bevétel és kiadás riportok, cashflow, fizetendő adó riportok.

Pontokba szedve, hogy miért jobb egy felhő alapú vállalatirányítási rendszer, mint az excel?

• Könnyen használható információs felületen tekintheti át a vállalkozása pénzügyi helyzetét.

Ezt nem kell saját maga megtervezzen és leprogramozzon excelben. Mindig megbízható és pontos pénzügyi információval fog rendelkezni, hogy megalapozott üzleti döntést tudjon hozni.

• Adatai pontosak

Vállalkozása naprakész pénzügyi információit egy helyen érheti el, nem kell össze szedni az excel különböző munkalapjairól. Egy adatot elegendő egyszer rögzítenie, kontrollált és átgondolt felületen. Beépített adatellenőrzési automatizmusok segítenek csökkenteni az adatbeviteli hibákat.

• Valós idejű adatok állnak rendelkezésre

Azonnal megkaphatja a vállalkozása pénzügyi helyzetét bemutató jelentéseket, nem kell hó végéig várnia a pénzügyi információkra. Különösen fontos adófizetési időszakokban.

• Adatmódosítások követése

Minden adatrögzítés tárolódik. A megfelelő történeti adattárolás biztosítja, hogy az adatai ne sérüljenek. Minden üzleti tranzakciója rögzítve lesz, amely magába foglalja a bevételi, kiadási adatokat, szerződés adatokat, üzleti tervét, stb.

• Bárhol és bármikor elérheti az adatait

A vállalkozása adatai felhő szolgáltatásban tárolódnak. A felhő szolgáltatás biztosítja, hogy az adatokat elérje bárhol, bármikor, bármilyen internet elérésére alkalmas eszközzel. Az üzleti adatait a könyvelője megtekintheti, így a munkavégzését folyamatosan biztosítani tudja.

Összegezve miért hagyja hátra az excel táblát?

Az excel nagyon jó program, de egyszerűen nem arra épült, hogy kiváltsa a vezetői információs rendszert. Eljött az ideje, hogy maga mögött hagyja az excel táblát és annak korlátait. Engedjen teret a vállalkozása korlátok nélküli növekedésének egy megfizethető vezetői információs rendszerrel.

Huszti Gergely

e-mi.hu online számlázó, ügyviteli és cashflow rendszer

e-mi.hu számlázó

Egyszerűen használható profi online számlázó program. Elegáns megoldás vállalkozása számláinak kiállítására. e-mi.hu automatikusan elküldi a számlaadatokat a NAV onlineszámla aktuális szabályai szerint.

Számlázzon bárhol, bármikor, bármilyen eszközön!

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu mikro

Teljes körű pénzügyi gazdálkodást építhet fel vállalkozása számára. Tervezheti és kontroll alatt tarthatja a cége pénzügyeit. Számlázás, NAV onlineszámla 2.0, házipénztár, szállítói számlák, cashflow tervezés.

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu assistant

Szerződés és megrendelés teljesítés központú online ügyviteli csomag. Számos kényelmi funkcióval átláthatja és kézben tarthatja a szerződései és megrendelései pénzügyi életét. Egyensúlyban tarthatja vállalkozása pénzügyeit. (átlátható vezetői összesítés (dashboard), számlázás, NAV onlineszámla 2.0, szállítói számlák, cashflow menedzsment, üzleti tervezés, költséghelyes (szerződés/megrendelés) bevétel és költség nyilvántartás, házipénztár)

többet szeretnék megtudni->