Legfontosabb tudnivalók a számlázásról

Mikor állítsam ki a számlámat?

Jogszabályi előírás szerint a vállalkozása gazdasági eseményeiről – eladást, vásárlást – bizonylattal kell rendelkeznie, ami áru és/vagy szolgáltatás eladás esetén lehet nyugta vagy áfás számla, vásárlásról pedig szállítói áfás számla. A vásárlásról nyugtát kell adnia, azonban a vevő kérésére tudni kell „áfás számlát” is kiállítania. Ha másik cég vagy vállalat számára dolgozik, akkor pedig alap, hogy áfás számlát kell kiállítania.

Az áfás számlát mindig az értékesítés vagy teljesítését időpontjában – ésszerű határidőn belül - kell kiállítania.

Hogyan állíthat ki számlát?

Az alábbi módokon állíthat ki számlát:

• Számlatömbbel, kézzel: számlatömb kereskedelmi forgalomban kapható, legtöbbször nyomtatvány boltban vagy papír írószerben. A számlatöbb szabványosított nyomtatvány, előre sorszámozott üres számla példányokat tartalmaz. Ha számlatömböt vásárol készüljön, hogy szüksége lesz a céges papírjaira (cégkivonat, aláírási címpéldány, alapító okirat, stb.), mivel az eladónak be kell jelentenie a NAV felé az eladott számlatömböt.
• Állíthat ki gépi számlát számítógéppel, tablettel, okostelefonnal: Olyan számlázó-programot válasszon, amely online bárhol bárhonnal elérhető, felhő szolgáltatást nyújt és megfelel a jogszabályi követelményeknek.

Valamennyi kiállított számlának, hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie.

Mi a szigorú számadás?

A szigorú számadás alá vont bizonylatoknál a sorszámoknak mindig folyamatosan kell követniük egymást, nem lehet két kiállított számla között sorszám kihagyás vagy ismétlés. A sorszám egyúttal mutatja az számla kiállítás időbeliségét is, azaz hogyan követik egymást a kiállított számlák, a nagyobb sorszámú bizonylat az azt megelőző bizonylattal ugyan azon a napon vagy későbbi kiállítású lehet.

Milyen nyelven kell számlát kiállítani?

A számlának mindig magyar nyelvűnek kell lennie. Ugyanakkor a számlán az adatok szerepelhetnek az ülteti partnere nyelvén is, amennyiben külföldre számláz.

Meddig kell megőrizni a számlákat?

A számla megőrzési ideje 8 év.

Mik a számla kötelező tartalmi és formai elemei?

A kiállított számlának tartalmaznia kell a számlázásra vonatkozó jogszabályokban előírtakat hiánytalanul, Gondoskodni kell arról, hogy a megőrzési idő alatt az adatok olvashatóak maradjanak, hozzáférhetők legyenek. Gép számlázás esetén ezek a feladatok részben a szoftver gyártóját terhelik. Felhő alapú online számlázó rendszer esetén a szolgáltató biztosítja, hogy a számla formai és tartalmi elemei a számlázásra vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő legyen.

Számlatömb esetén a megőrzésre és olvashatóságra vonatkozó előírások megtartása maradéktalanul önt terheli. Ez is egy ok, amiért online számlázó rendszert érdemes használnia.

A számlának a következő adatokat és információkat kell tartalmaznia:

• szállító adatai: ön cégének/vállalkozásának, azaz a számla kibocsátójának adatai (cégnév, székhely és adószáma), ügyfele számára jelent könnyebbséget, ha a számla tartalmazza a bankszámlaszámát, elérhetőségeit.
• szállító közösségi adószáma: akkor szükséges, ha EU-n belül értékesített
• vevő adatai: név, számlázási cím, adószáma (egyes esetekben kötelező, így biztonság kedvéért mindig szerepeljen, ha lehetséges)
• vevő közösségi adószáma: akkor szükséges, ha EU-n belüli adómentesen értékesített és a vevő az adó fizetésére kötelezett
• sorszám: a szigorú számadású, nem módosítható, online számlázó program automatikusan adja.
• számla kibocsátás kelte: annak a dátumnak kell lennie, amikor kiállította a számlát
• teljesítés dátuma: alapértelmezettként az a dátum, akikor a szolgáltatást teljesítette, vagy az árut átadta. Folyamatos teljesítésű ügyletek teljesítési dátumáról külön cikket készítettem.
• fizetés módja vevője milyen módon fizeti ki a számla ellenértékét (például: készpénz, átutalás, bankkártya, stb.)
• fizetés határideje: mi a számla kifizetésének határideje (például: 8, 15, 30 nap, stb.).
• termék (áru vagy szolgáltatás) megnevezése: az értékesített termék pontos neve
• termék (áru vagy szolgáltatás) egysége: általában darab, óra, nap
• termék (áru vagy szolgáltatás) mennyisége: mennyit értékesített az adott áruból vagy szolgáltatásból
• termék (áru vagy szolgáltatás) nettó egységára
• termék (áru vagy szolgáltatás) nettó ellenértéke összesen
• felszámított adó százalékos mértéke (áfa kulcs vagy adókulcs): például 27%, tételenként lehet különböző az adókulcs, a számla végén adókulcsonként kell összesíteni a felszámított adó mértékét
• áthárított adó összege: a számlán szereplő összes termék adótartalmának összege
• számla végösszege, azaz a vevőjének mennyit kell fizetnie összesen
• Kiegészítő információk: a számlázásról szóló rendelet meghatároz speciális eseteket, amikor külön információt kell feltüntetni a számlán. Kiemelve a leggyakrabban használtak:
  • KIVA, KATA esetében fel kell tüntetni, hogy KIVA vagy KATA adóalany az eladó
  • Fordított Áfá-s a számla kiállítása, azaz a vevő fizeti meg az Áfa tartalmat a NAV felé

Mi a különbség a számla kiállítás dátuma és a teljesítés dátuma között?

A kiállítási dátum az a nap, amikor a számlát kiállítja. Visszautalva a szigorú sorszámozás definíciójára, a nagyobb sorszámú számlának ugyan az vagy későbbi kiállítási dátuma lehet, mint az adott számlát megelőző sorszámú számlának.

A teljesítés dátuma az a nap, amikor átadja a vevője részére az árut, vagy teljesíti a számlában lévő szolgáltatást. A teljesítés dátuma határozza meg az áfa fizetési kötelezettséget, azaz azt, hogy a kiállított számla áfa tartalmát melyik áfa időszakban kell bevallania a NAV felé.

Fontos, hogy számlázzon, állítsa ki a számláját a teljesítés dátumától számított legkésőbb 15 napon belül.

Hogyan lehet érvényteleníteni, javítani egy kiállított számlát?

A kiállított számla utólag nem módosítható, nem javítható a szigorú számadású sorszámozás következtében. Azonban van mód a számlázás javítására.

A számlázás javítására a számla stornózása vagy helyesbítő számla kiállítása használható.

Egy számlát akkor kell stornózni, ha teljes mértékben semmisé kívánja tenni a korábban kiállított számlát. A számla stornózásakor egy új számla kerül kiállításra az eredeti számla adataival, de ellentétes előjelekkel. A stornózás bármikor elvégezhető. A stornó számla módosítja az áfa bevallást is, így fontos, hogy a stornó számlán a teljesítés kelte egyezzen meg az eredeti számla teljesítési keltével. A stronó számlában még szükséges hivatkozni az eredeti számla sorszámára. Továbbá javasolt még megadni a stornózás indokát az ügylet későbbi jobb beazonosíthatósága érdekében.

Számlát akkor lehet helyesbíteni, amennyiben a számlát elrontotta és azt módosítani kívánja. Új számlát kell kiállítania, ami helyesbíti, azaz módosítja az eredeti számlát. A helyesbítő számlában is hivatkozni kell az eredet számlára, valamint a helyesbítő számlának ellentétes előjellel tartalmaznia kell az eredeti számla tételeit. A mínuszos tételeken kívül bármi módosítható a számlán, kiegészíthető új tétellel, törölhető tétel, módosítható a nettó ár, mennyiség. A helyesbítő számla az eredeti számlával együtt érvényes! Mind az eredeti, mind a helyesbítő számlát oda kell adni a vevő részére. A számlának és a helyesbítő számlának együtt kell szerepelnie a könyvelésben.

e-mi.hu jól használható online számlázó és ügyviteli rendszer

Vállassza ki az önnek megfelelő szolgáltatás csomagot és regisztráljon!

e-mi.hu számlázó

Egyszerűen használható profi online számlázó program. Elegáns megoldás vállalkozása számláinak kiállítására. e-mi.hu automatikusan elküldi a számlaadatokat a NAV onlineszámla aktuális szabályai szerint.

Számlázzon bárhol, bármikor, bármilyen eszközön!

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu mikro

Teljes körű pénzügyi gazdálkodást építhet fel vállalkozása számára. Tervezheti és kontroll alatt tarthatja a cége pénzügyeit. Számlázás, NAV onlineszámla 2.0, házipénztár, szállítói számlák, cashflow tervezés.

többet szeretnék megtudni->

e-mi.hu assistant

Szerződés és megrendelés teljesítés központú online ügyviteli csomag. Számos kényelmi funkcióval átláthatja és kézben tarthatja a szerződései és megrendelései pénzügyi életét. Egyensúlyban tarthatja vállalkozása pénzügyeit. (átlátható vezetői összesítés (dashboard), számlázás, NAV onlineszámla 2.0, szállítói számlák, cashflow menedzsment, üzleti tervezés, költséghelyes (szerződés/megrendelés) bevétel és költség nyilvántartás, házipénztár)

többet szeretnék megtudni->