Ügyvédi számlázás tudnivalói

Számlát vagy nyugtát adjak a szolgáltatásnyújtásról?

Az értékesített áruról vagy szolgáltatás nyújtás ellenértékéről nyugtát vagy számlát kell kiállítani az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) és a számviteli törvény rendelkezései értelmében. Így az ügyvédi szolgáltatás nyújtásáról is nyugtát vagy számlát kell adni.

Számlát elsősorban nem jogi személy szervezet részére kell kibocsátani a szolgáltatásnyújtásról valamint az előlegről.

Az Áfa törvény nevesíti milyen esetekben kötelező a számlakibocsátás és milyen esetekben adható nyugta. A nyugta adása ugyanakkor többlet adminisztrációval jár, mivel a nyugtákat nyilván kell tartani és nem is praktikus megoldás. Szerencsére az Áfa törvény lehetőséget ad, hogy nyugta helyett is számlát bocsásson ki, és ezzel elkerülheti a nyugta adásra vonatkozó előírásokat.

Számlatömböt vagy számlázó programot használjak?

Jogszabály mind a két megoldást megengedi, így választhat. Ugyanakkor javasoljuk számlázó program használatát.

A számlatömb nyomtatványboltban vagy egyes papírírószer boltban vásárolhatja meg, ügyvédi engedélyezési határozatával. A számlatömb eladását, a számlatömb sorszám tartományával együtt az eladónak be kell jelentenie a NAV részére, így mindenképpen szükségesek az ügyvédi okmányok. A számlatömbre hasonló megőrzési, nyilvántartási feladatai lesznek, mint a nyugta esetében, továbbá a számlatömb elhagyása NAV büntetést vonhat maga után.

A számlázó programok esetében jóval egyszerűbb dolga lesz. Kiválasztja a tevékenységéhez leginkább illeszkedő számlázó programot, amelyet be kell jelentenie a NAV felé. A bejelentéshez a számlázó program fejlesztői megadnak minden szükséges információt, a bejelentést pedig a könyvelője elintézni a NAV felé.

Ha a számlázását számlázó programmal vezeti, akkor további előnyöket élvezhet. Ilyen például, hogy a számlázó program fejlesztői törekednek a kényelmes és lehető legkevesebb adatbevitelve: például a számlakibocsátó adatait egyszer kell megadni a cégadatok között, a partnereket egyszer kell felvinni a partnertörzsbe, másolhat számla adatokat egy korábban kiállított számlából.

Léteznek olyan számlázó programok is, amelyekkel előre felviheti egy szerződés kifizetési ütemezését (összeg, teljesítési dátum, megnevezés, stb) és a program jelzi ha ezeket a tételeket számláznia kell és előre bekészíti a kiállítandó számla adatait. Időtakarékosságot érhet el egy jól megválasztott számlázó programmal.

Számlázó program további előnye lehet, hogy a könyvelője gépileg feldolgozható módon kinyeri a számla adatokat a számlázásából, és a könyvelőnek sem kell kézzel rögzítenie az adatokat.

Telepített vagy online számlázó programot használjak?

Ma egyre inkább terjednek az online számlázó programok. Nem kell telepíteni. Az online számlázó programot úgy használhatja, mint például a levelezését. Bárhol bármikor és bármilyen eszközön elérheti számlázását, pénzügyi adatait. További előnye a biztonságában rejlik:

• az adatok biztonságáról a szolgáltató gondoskodik
• nem kell telepíteni, a program frissítéseket és így a jogszabályi megfelelőséget a szolgáltató biztosítja
• általában több felhasználója lehet egy online programnak, így munkatársai és a könyvelője közvetlenül elérheti az számlázás adatait.
• jogosultságok beállíthatók, mindenki ahhoz fér hozzá, amihez engedélye van

Azt javasoljuk, inkább online számlázó programot használjon.

Alá kell írnom a számlát?

A hatályos jogszabályok szerint nem kötelező a számlát aláírnia, amennyiben a számla kép egyértelműen tartalmazza, hogy a kibocsátott számla aláírás nélkül is érvényes.

Számla módosítása, stornózása

Számlában módosítást csak a számlatömbben végezhet a javítás szabályai szerint. A számlázó programmal kiállított számla estében a kinyomtatott számlán és a programban lévő adatoknak meg kell egyezniük, így kézzel nem módosíthat. Van mód a számlázó programmal kiállított számla javítására is. A hibás számlát stronózhatja, vagy helyesbítő számlát állíthat ki rá.

Számla nyelve

A számlát magyar nyelven vagy idegen nyelven is kiállíthatja. Idegen nyelven történő kiállítás esetén célszerű az adatokat magyarul is feltüntetni, mert a NAV számára biztosítani kell a számla magyar nyelvű olvashatóságát.

Nyilvántartási kötelem

A számla és a nyugta szigorú számadású bizonylatnak minősül, így azokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartási kötelem a számlatömb esetében okoz többlet adminisztrációt, mert a vásárolt számlatömbökről listát kell vezetni. Nyilván kell tartani a számlatömb sorszámtartományát, megvásárlásának bizonylatát, vásárlás keltét, használatbavétel dátumát, utolsó felhasználás dátumát, kiselejtezés dátumát.

Számlázó program használata esetén nincs ilyen nyilvántartási kötelem. A számlázó program maga elvégzi a számlák nyilvántartását.

Áfa mértéke az ügyvédi szolgáltatásnyújtás esetén

A Magyarországon nyújtott jogi szolgáltatásnyújtás általános adómértékű, azaz 27%-os áfakulcs alkalmazandó számlázáskor.

Tudnivalók a számla kelte, teljesítés dátuma, fizetési határidő dátumokról

A számláján három dátum szerepel: számla kelte, teljesítési dátuma és a fizetési határidő.

A számla kelte mindig az a nap, amikor a számlát kiállítja.

A teljesítés dátuma és a fizetési határidőre azonban vannak szabályok, amelyeket figyelembe kell venni:

• Fő szabály: a teljesítési dátum rendszerint a Ptk-beli teljesítési dátummal egyezik meg, a fizetési határidő a felek közötti megállapodás szerinti. Általában 8 nap, de gyakori a 15 napos vagy akár a 30 napos fizetési határidő is.

Most jönnek a speciális esetek:

• készpénzes számlák esetén mindhárom dátum ugyan az, azaz a számla keltének napja.
• előleg számla – végszámla: az előleg számlán a teljesítés dátuma az előleg bankszámlán történő jóváírásának napja. Azaz megegyezik a teljesítés dátuma és a fizetési határidő. Az előleg készpénzben való megfizetése esetén az előleg számla valamennyi dátuma a számla kiállításának napja lesz. A végszámla kiállításakor elszámol a vevőjével, kiállítja a számlát a teljes összegről és negatív előjellel veszi a megfizetett előleget feltüntetve az előleg számla számát.
• határozott idejű elszámolás – folyamatos teljesítésű számla – 2016. január 1-jét követően összetetté vált a folyamatos teljesítésű ügyletek számlázása. Az alábbi táblázat összefoglalja, hogy kell kiállítani a folyamatos teljesítésű számlákat 2016. január 1-jét követően. Táblázatban egységesen 15 napos fizetési határidőt szerepeltetek.

TESZOR

Az ügyvédek által leggyakrabban alkalmazott TESZOR kódok az alábbiak:

Ajánlom figyelmébe az e-mi.hu számlázó, valamint a teljes körű gazdálkodást lefedő assistant csomagját

Alapvetően 3 típusú bevételi forrás jellemző, amely mindegyikére egyszerűen használható megoldást adunk

• eseti ügyletek teljesítése
  
• folyamatos teljesítésű, átalány díjas szerződések. Például: havi 500.000 Ft + Áfa értékben folyamatosan rendelkezésére áll a szerződött ügyfelének
• óra elszámolás alapú, havi elszámolású szerződés. Itt mindig az adott elszámolt órák alapján történik a teljesítés igazolás és a számlázás

Első esetben jó szolgálatot tesz az e-mi.hu egyszerűen használható számlázó felülete.

Szerződés teljesítések kezelésére és nyilvántartására külön funkciót alakítottunk ki, a munkaszám kezelést. Itt előre felrögzíthető a szerződés szerinti teljesítések mind határidőben, mind teljesített összegben.

Néhány apróság, amivel az e-mi.hu szerződés nyilvántartása segíti a munkáját

• lehetőséget ad az előre mutató bevétel tervezésre
• lehetőséget ad az előre mutató költség tervezésre
• Jelzi, ha egy adott teljesítést számláznia kell, innen előkészítheti a számlát, azaz az e-mi.hu ön helyett kitölti a számla adatokat. Már csak ellenőriznie kell és kiállítania a számlát.
• Óradíjas esetben másolja előző időszaki számláját, frissítse az óraszámokat és elkészült a számlájával

Költségeit is tervezheti

Szintén a munkaszámok segítségével, erre kialakított munkaszám típuson tervezheti ügyvédi irodája állandó költségeit is, valamint kontrollálhatja hogyan valósultak meg a költséggazdálkodási tervei.

Cash Flow

A szerződések teljesítési ütemterve és bevételi terve, valamint a költségei ismeretében előre mutató cash flow tervet láthat az irodája várható likviditásáról, profit termelő képességéről. Pénzért csinálja az ügyvédi irodát, akkor miért hagyná ki a lehetőségét, hogy maximalizálja a profitját?

Házipénztár

Házipénztárat vezetni kell, mint ügyvédi iroda jelentős a készpénz forgalom. Vezetheti a házipénztárát egyszerűen is. Mind a számlázást, mind a költségnyilvántartást összekötöttük a házipénztárral. Azaz, ha

• készpénzes számlát állít ki, akkor a számla ellenértéke bekerül a házipénztárba is,
• készpénzes vásárlása volt, akkor a költség rögzítésével egyúttal a kiadás szintén bekerül a házipénztárba.

e-mi.hu NAV barát

Az e-mi.hu-val mindig a jogszabályoknak megfelelően számlázhat! Mindig gondoskodunk a jogszabályoknak megfelelő működésről, így 2018. július 1-jével készen állunk az online adatszolgáltatásra!

Az e-mi.hu-val NAV biztosan számlázhat bárhol, bármikor!

Legyen sikeres irodája pénzügyeiben az e-mi.hu segítségével! Regisztráljon pár perc alatt és készítse el irodája e-mi.hu assistant céges fiókját!